General

New SOPs For MEA’s School Inspection

SHAKEEL SHEERAZSeptember 7, 2022

23 10 minutes read

Information about the school

1 Fill in this information first when entering the school with the school director.

2 In the absence of the Head Teacher, obtain this information from the Clerk and/or Senior Teacher.
School open/closed

1 The EDO must inform the DMO about the opening hours of each school at the beginning of the academic year. If they do not do so, classes are assumed to be from 7.30am to 1.30pm in summer for all schools and from 8.30am to 2.30pm in winter for all schools.

2 MEAs should not visit school during the first or last 30 minutes of official school hours.

3 For each school that is found to be closed, there should be a time when it was found to be closed
recorded and sent to both EDO and DMO as soon as possible.

Please also take pictures of schools that are closed.

Restrictions on illegal collection

1 Gather this information from three sources:

1 Check the FTF registry

2 Ask the school principal

3 During your visit to the classrooms, ask the children about the FTF and other fines that apply. The MEA should try to ask questions without the teacher noticing so that the children can be honest without feeling any pressure from the teacher.

New SOP for MEA school inspection
The presence of the teacher.

New SOPs For MEA’s School Inspection

2 Gather this information from two sources:

1 Check employee attendance records

2 Physically verify attendance on the register during class visits to check student attendance

3 Any teacher who arrives within 40 minutes of the start of school should be marked late. Any teacher who arrives after 40 minutes of the start of school should be marked as absent.

1 If an employee is marked as on casual leave, but this casual leave has not been approved by all relevant authorities, the employee will be considered an unauthorized absence.

2 In the event of an employee’s absence for another reason, e.g. due to an obligation, this fact must be recorded in the register and signed by the school director and subsequently recorded as such. Otherwise, it will be recorded as an unauthorized absence.

3 If the teacher has been transferred to another school, the MEA should mark him as transferred and note the details (eg name of the new school) in the tablet.
Details of absent teaching staff

4 Collect this information from the head teacher / official.
The presence of non-teaching staff

1 Find out this information from the attendance record.

2 Try to physically verify the attendance of non-teaching staff when visiting the school.

3 All staff arriving within 30 minutes of the start of school should be marked late. All staff who arrive after half an hour for school to start should be marked as absent. New SOP for MEA school inspection.

4 In the event of an employee’s absence for another reason, e.g. due to an obligation, this fact must be recorded in the register and signed by the school director and subsequently recorded as such. Otherwise, it will be recorded as an unauthorized absence.

New SOPs For MEA’s School Inspection

Details of absent non-teaching staff

5 Collect this information from the Principal / Clerk.

6 When writing names, be sure to use English spelling as accurately as possible.
Registration

1 Collect this information from the daily register (roznamcha).
Student attendance

2 MEAs should take a census of all children present at school and record this as actual attendance. Headcount should be done in all months regardless of school exams or other activities. Do not copy numbers from the attendance sheet.

3 For the Kachi class:

1 Kachi's official school hours are from 9 a.m. to 12 p.m. MEAs should conduct a head count of Kachi's class if they visit the school between 9 and 9 am

New SOP for MEA school inspection

1 If the MEA visits the school before 9:00 a.m., he should mark the attendance of the Kachi class according to the previous day's attendance.

2 If the MEA visits the school after 12 noon, he should copy the attendance details from the school register for that day.

1 Even if teachers claim that students were present earlier in the day, attendance should only be assessed based on the number of people at that time.

2 In the case of a single-grade classroom where different grades are taught, separate students from different grades to do a head count. You can also use a hand sample.
Students in uniform

New SOPs For MEA’s School Inspection

1 Physically verify this during your classroom visits for student attendance.

2 A useful practice is to count the number of students without uniform in each
class and subtract this number from the students present in that class. Administrator visits

1 AEO office meetings will not be considered visits by administrators to schools.

2 Only visits of AEOs, DDEOs, DEOs and EDOs to schools will be counted as official visits by administrators.
Textbook

1 Textbooks received at school: Request from the school principal and check from form D3.

2 Students without FTB in class: During your visit to each class to take attendance, ask and check all students have received all textbooks. Count the number of students who say they are missing a textbook.

3 School Surplus Sets: Check from the record, ask the school principal and check for surplus books in the warehouse, especially in middle and high schools.

4 Details of missing jackets: Ask the head teacher.

5 If the D3 form is not available, ask the school principal to ensure that it is
made available next time. If the D3 form is not available, the MEA should physically verify the presence of textbooks more thoroughly.

School board

• Registry check. www.786Times.com

1 Check that the record is well maintained. If not, ask the principal to keep the record properly:

1 keep a cash book / cash register

2 attach bank statements

3 attach the expense documents

1 The MEA should guide the Director in maintaining proper records

FTF and NSB

1 Check from the registry.

2 Check that the record is well maintained. If not, ask the principal to keep the record properly:

1 keep a cash book / cash register

2 attach bank statements

3 attach the expense documents
The MEA should guide the director in maintaining proper records.

New SOPs For MEA’s School Inspection

Classrooms

1 When visiting the school, physically check classrooms used for teaching, locked classrooms and classroom spaces used for storing furniture, etc.

2 If any classroom is open/functional but not in use due to weather conditions, it will be considered as a classroom used for teaching.
3 Don’t think of the principal’s office as a classroom.
Mentor Visit Form

1 Ask the school principal for all the mentoring visit forms from the previous month. The total number of different forms should be noted.

2 If the director prepares at least 1 form, check the box “Yes”.

3 Note the number of MVF from the previous month available in the school.
DTE visits

1 Gather this information from.

New SOPs For MEA’s School Inspection

اسکول کے بارے میں معلومات 1 اسکول کے ڈائریکٹر
کے ساتھ اسکول میں داخل ہوتے وقت پہلے یہ معلومات پُر کریں۔ 2 ہیڈ ٹیچر کی غیر موجودگی میں، یہ معلومات کلرک اور/یا سینئر ٹیچر سے حاصل کریں۔ سکول کھلے یا بند 1 EDO کو تعلیمی سال کے آغاز میں ہر سکول کے کھلنے کے اوقات کے بارے میں DMO کو مطلع کرنا چاہیے۔ اگر وہ ایسا نہیں کرتے ہیں تو، تمام اسکولوں کے لیے گرمیوں میں صبح 7.30 بجے سے دوپہر 1.30 بجے تک اور سردیوں میں صبح 8.30 بجے سے دوپہر 2.30 بجے تک تمام اسکولوں کے لیے کلاسز کا فرض کیا جاتا ہے۔ 2 MEAs کو اسکول کے سرکاری اوقات کے پہلے یا آخری 30 منٹ کے دوران اسکول نہیں جانا چاہیے۔ 3 ہر اسکول کے لیے جو بند پایا جاتا ہے، ایک وقت ہونا چاہیے جب اسے بند پایا گیا ہو۔ ریکارڈ کیا گیا اور EDO اور DMO دونوں کو جلد از جلد بھیج دیا گیا۔ برائے مہربانی ان سکولوں کی تصاویر بھی لیں جو بند ہیں۔ غیر قانونی جمع کرنے پر پابندیاں 1 یہ معلومات تین ذرائع سے جمع کریں: 1 FTF رجسٹری چیک کریں۔ 2 اسکول کے پرنسپل سے پوچھیں۔ 3 کلاس رومز میں اپنے دورے کے دوران، بچوں سے FTF اور لاگو ہونے والے دیگر جرمانے کے بارے میں پوچھیں۔ MEA کو استاد کے نوٹس کیے بغیر سوالات پوچھنے کی کوشش کرنی چاہیے تاکہ بچے استاد کے دباؤ کو محسوس کیے بغیر ایماندار ہو سکیں۔ MEA اسکول کے معائنے کے لیے نیا SOP استاد کی موجودگی 2 یہ معلومات دو ذرائع سے جمع کریں: 1 ملازم کی حاضری کا ریکارڈ چیک کریں۔ 2 طلباء کی حاضری چیک کرنے کے لیے کلاس کے دوروں کے دوران رجسٹر پر حاضری کی جسمانی طور پر تصدیق کریں۔ 3 کوئی بھی استاد جو اسکول شروع ہونے کے 40 منٹ کے اندر آتا ہے اسے دیر سے نشان زد کیا جانا چاہیے۔ کوئی بھی استاد جو اسکول شروع ہونے کے 40 منٹ بعد آئے گا اسے غیر حاضر کے طور پر نشان زد کیا جانا چاہیے۔ 1 اگر کسی ملازم کو آرام دہ چھٹی پر نشان زد کیا گیا ہے، لیکن اس آرام دہ چھٹی کو تمام متعلقہ حکام نے منظور نہیں کیا ہے، تو ملازم کو غیر مجاز غیر حاضری سمجھا جائے گا۔ 2 کسی اور وجہ سے ملازم کی غیر موجودگی کی صورت میں، جیسے کسی ذمہ داری کی وجہ سے، اس حقیقت کو رجسٹر میں درج کیا جانا چاہیے اور اس پر اسکول کے ڈائریکٹر کے دستخط اور بعد میں اس طرح ریکارڈ کیا جانا چاہیے۔ بصورت دیگر، اسے غیر مجاز غیر حاضری کے طور پر ریکارڈ کیا جائے گا۔ 3 اگر استاد کا تبادلہ کسی دوسرے اسکول میں کیا گیا ہے، MEA کو چاہیے کہ اسے بطور منتقلی نشان زد کرے اور ٹیبلٹ میں تفصیلات (مثلاً نئے اسکول کا نام) نوٹ کرے۔ غیر حاضر تدریسی عملے کی تفصیلات 4 یہ معلومات ہیڈ ٹیچر/ اہلکار سے جمع کریں۔ غیر تدریسی عملے کی موجودگی 1 حاضری کے ریکارڈ سے یہ معلومات معلوم کریں۔ 2 اسکول کا دورہ کرتے وقت غیر تدریسی عملے کی حاضری کی جسمانی طور پر تصدیق کرنے کی کوشش کریں۔ 3 اسکول شروع ہونے کے 30 منٹ کے اندر پہنچنے والے تمام عملے کو دیر سے نشان زد کیا جانا چاہیے۔ تمام عملہ جو آدھے گھنٹے کے بعد اسکول شروع ہونے کے لیے پہنچتا ہے ان کو غیر حاضر کے طور پر نشان زد کیا جانا چاہیے۔ MEA اسکول کے معائنے کے لیے نیا SOP۔ 4

New SOPs For MEA’s School Inspection

1 اگر MEA صبح 9:00 بجے سے پہلے اسکول کا دورہ کرتا ہے، تو اسے پچھلے دن کی حاضری کے مطابق کچی کلاس کی حاضری کو نشان زد کرنا چاہیے۔ 2 اگر MEA دوپہر 12 بجے کے بعد اسکول کا دورہ کرتا ہے، تو اسے اس دن کے لیے اسکول کے رجسٹر سے حاضری کی تفصیلات کاپی کرنی چاہیے۔ 1 یہاں تک کہ اگر اساتذہ کا دعویٰ ہے کہ طلباء پہلے دن میں موجود تھے، حاضری کا اندازہ صرف اس وقت لوگوں کی تعداد کی بنیاد پر کیا جانا چاہیے۔ 2 سنگل گریڈ کلاس روم کی صورت میں جہاں مختلف درجات پڑھائے جاتے ہیں، مختلف درجات سے طلباء کو سر کی گنتی کرنے کے لیے الگ کریں۔ آپ ہاتھ کا نمونہ بھی استعمال کر سکتے ہیں۔ یونیفارم میں طلباء طالب علم کی حاضری کے لیے اپنے کلاس روم کے دورے کے دوران جسمانی طور پر اس کی تصدیق کریں۔ 2 ایک مفید عمل یہ ہے کہ ہر ایک میں یونیفارم کے بغیر طلباء کی تعداد شمار کی جائے۔

New SOPs For MEA’s School Inspection

کلاس اور اس نمبر کو اس کلاس میں موجود طلباء سے منہا کریں۔ ایڈمنسٹریٹر کا دورہ 1 AEO آفس میٹنگز کو ایڈمنسٹریٹرز کے سکولوں کے دوروں پر غور نہیں کیا جائے گا۔ 2 صرف AEOs، DDEOs، DEOs اور EDOs کے اسکولوں کے دوروں کو منتظمین کے سرکاری دوروں میں شمار کیا جائے گا۔ درسی کتاب اسکول میں موصول ہونے والی 1 نصابی کتابیں: اسکول کے پرنسپل سے درخواست اور فارم D3 سے چیک کریں۔ 2 کلاس میں FTB کے بغیر طلباء: حاضری لینے کے لیے ہر کلاس کے اپنے دورے کے دوران، پوچھیں اور چیک کریں کہ تمام طلباء کو تمام نصابی کتابیں موصول ہو گئی ہیں۔ ان طلباء کی تعداد شمار کریں جو کہتے ہیں کہ ان کے پاس نصابی کتاب غائب ہے۔ 3 اسکول سرپلس سیٹ: ریکارڈ سے چیک کریں، اسکول کے پرنسپل سے پوچھیں اور گودام میں اضافی کتابوں کی جانچ کریں، خاص طور پر مڈل اور ہائی اسکولوں میں۔ 4 گمشدہ جیکٹس کی تفصیلات: ہیڈ ٹیچر سے پوچھیں۔ 5 اگر D3 فارم دستیاب نہیں ہے، تو اسکول کے پرنسپل سے اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہیں۔ اگلی بار دستیاب کرایا۔ اگر D3 فارم دستیاب نہیں ہے، MEA کو جسمانی طور پر نصابی کتب کی موجودگی کی مزید اچھی طرح سے تصدیق کرنی چاہیے۔ اسکول بورڈ • رجسٹری چیک۔ www.786Times.com 1 چیک کریں کہ ریکارڈ اچھی طرح سے برقرار ہے۔ اگر نہیں، تو پرنسپل سے ریکارڈ کو صحیح طریقے سے رکھنے کو کہیں۔ 1 ایک کیش بک / کیش رجسٹر رکھیں 2 بینک اسٹیٹمنٹ منسلک کریں۔ 3 اخراجات کی دستاویزات منسلک کریں۔ 1 MEA کو مناسب ریکارڈ رکھنے میں ڈائریکٹر کی رہنمائی کرنی چاہیے۔ ایف ٹی ایف اور این ایس بی 1 رجسٹری سے چیک کریں۔ 2 چیک کریں کہ ریکارڈ اچھی طرح سے برقرار ہے۔ اگر نہیں، تو پرنسپل سے ریکارڈ کو صحیح طریقے سے رکھنے کو کہیں۔ 1 ایک کیش بک / کیش رجسٹر رکھیں 2 بینک اسٹیٹمنٹ منسلک کریں۔ 3 اخراجات کی دستاویزات منسلک کریں۔ MEA کو مناسب ریکارڈ برقرار رکھنے میں ڈائریکٹر کی رہنمائی کرنی چاہیے۔ کلاس رومز 1 اسکول کا دورہ کرتے وقت، تدریس کے لیے استعمال ہونے والے کلاس رومز، مقفل کلاس رومز اور فرنیچر وغیرہ کو ذخیرہ کرنے کے لیے استعمال ہونے والی کلاس روم کی جگہوں کو جسمانی طور پر چیک کریں۔ 2 اگر کوئی کلاس روم کھلا/فعال ہے لیکن موسمی حالات کی وجہ سے استعمال میں نہیں ہے، تو اسے پڑھانے کے لیے استعمال ہونے والا کلاس روم سمجھا جائے گا۔ 3 پرنسپل کے دفتر کو کلاس روم نہ سمجھیں۔ سرپرست وزٹ فارم 1 اسکول کے پرنسپل سے پچھلے مہینے کے تمام رہنمائی کے وزٹ فارمز کے لیے پوچھیں۔ مختلف شکلوں کی کل تعداد نوٹ کی جائے۔ 2 اگر ڈائریکٹر کم از کم 1 فارم تیار کرتا ہے، تو باکس “ہاں” کو نشان زد کریں۔ 3 اسکول میں دستیاب پچھلے مہینے سے MVF کی تعداد نوٹ کریں۔ ڈی ٹی ای کے دورے 1 سے یہ معلومات جمع کریں۔

New SOPs For MEA’s School Inspection